Politika zasebnosti
Na tej strani pojasnjujemo, katere osebne podatke obdelujemo, zakaj jih obdelujemo, kako dolgo jih hranimo, komu jih lahko posredujemo in katere pravice imaš glede svojih podatkov.
1. Koga ta politika zadeva
Ta politika velja za:
- Obiskovalce spletne strani
- osebe, ki obiščejo Gostly landing ali druge javno dostopne strani.
- Potencialne stranke
- osebe, ki izpolnijo kontaktni obrazec, oddajo povpraševanje, rezervirajo demo ali komunicirajo z nami pred nakupom.
- Uporabnike storitve
- osebe, ki uporabljajo Gostly račun v imenu ponudnika nastanitve.
- Goste
- osebe, ki prek Gostly dostopajo do informacij, sporočil ali pomoči med bivanjem.
2. Vloga Gostly pri obdelavi podatkov
Gostly lahko pri obdelavi osebnih podatkov nastopa v različnih vlogah, odvisno od okoliščin uporabe:
- Kot upravljavec za podatke, ki jih obdelujemo za svoje poslovne namene, na primer pri obdelavi kontaktnih obrazcev, demo povpraševanj, naročnin, podpore, računovodskih evidenc, varnosti sistema in osnovne spletne analitike.
- Kot obdelovalec oziroma pogodbeni partner uporabnika za podatke, ki jih v Gostly vnese ponudnik nastanitve zaradi komunikacije z gosti in organizacije bivanja.
Kadar Gostly podatke obdeluje za ponudnika nastanitve, ta ponudnik praviloma nastopa kot upravljavec podatkov svojih gostov. Gostly takšne podatke obdeluje samo v obsegu, ki je potreben za izvajanje storitve in v skladu z navodili uporabnika ter sklenjenimi pogoji sodelovanja.
3. Katere podatke lahko obdelujemo
| Kontaktni podatki | ime, priimek, e-poštni naslov, telefonska številka, naziv podjetja, država, podatki iz kontaktnega obrazca ali e-poštne komunikacije. |
|---|---|
| Podatki o računu | uporabniško ime, e-poštni naslov, geslo v zgoščeni obliki, vloge uporabnikov, podatki o organizaciji, nastavitve računa. |
| Podatki o uporabi | tehnični dnevniki, čas dostopa, IP naslov, identifikatorji naprav, podatki o seji, dogodki uporabe, varnostni in diagnostični zapisi. |
| Podatki za obračun | podatki o paketu, status naročnine, zgodovina plačil, davčni podatki, podatki na izdanih računih in drugi podatki, potrebni za obračun in davčno skladnost. |
| Podatki gostov | podatki, ki jih v Gostly vnese uporabnik, na primer ime gosta, kontaktni podatki, komunikacija, informacije o bivanju, prijava težav, fotografije, naložene ob prijavi težav (lokacijski in drugi metapodatki se ob obdelavi odstranijo), in druge vsebine, povezane z uporabo storitve. |
4. Nameni obdelave in pravne podlage
| Komunikacija pred sklenitvijo sodelovanja | Na povpraševanja, demo prijave in kontaktna sporočila odgovarjamo na podlagi našega zakonitega interesa za poslovno komunikacijo oziroma za izvedbo ukrepov na zahtevo posameznika pred sklenitvijo pogodbe. |
|---|---|
| Izvajanje storitve Gostly | Podatke obdelujemo za ustvarjanje računov, uporabo funkcionalnosti, upravljanje organizacij, varnost, podporo in izvajanje naročniškega razmerja. Pravna podlaga je izvajanje pogodbe. |
| Obračunavanje in davčna skladnost | Podatke obdelujemo zaradi izdajanja računov, vodenja evidenc in izpolnjevanja davčnih ter računovodskih obveznosti. Pravna podlaga je izpolnjevanje zakonskih obveznosti. |
| Varnost, preprečevanje zlorab in stabilnost sistema | Podatke obdelujemo za zaščito storitve, zaznavanje napak, revizijske sledi, preprečevanje nepooblaščenih dostopov in odpravljanje tehničnih težav. Pravna podlaga je naš zakoniti interes za varno in zanesljivo delovanje storitve. |
| Analitika in marketinški piškotki | Če uporabljamo analitične ali marketinške piškotke, jih aktiviramo samo na podlagi soglasja, kadar je to zahtevano po veljavni zakonodaji. Več informacij je na strani Piškotki. |
| Obdelava podatkov gostov za uporabnika | Ko ponudnik nastanitve uporablja Gostly za komunikacijo z gosti, podatke praviloma obdelujemo v njegovem imenu za izvajanje storitve. Pravna podlaga je pogodbeno razmerje z uporabnikom in njegova navodila kot upravljavca. |
| Samodejni prevod sporočil | Kadar je prevajanje vključeno, vsebino sporočil med gostom in gostiteljem posredujemo ponudniku storitve strojnega prevajanja (DeepL), da omogočimo komunikacijo med različnimi jeziki. Pravna podlaga je izvajanje storitve oziroma naš zakoniti interes za večjezično komunikacijo. |
5. Od kod pridobivamo podatke
- neposredno od tebe, ko izpolniš obrazec, ustvariš račun ali stopiš v stik z nami,
- od organizacije oziroma uporabnika, v imenu katerega uporabljaš Gostly,
- iz tehničnih sistemov in dnevnikov ob uporabi storitve,
- iz povezanih ponudnikov storitev, kadar je to potrebno za billing, prijavo, podporo ali varnost.
6. Komu lahko podatke posredujemo
Podatke lahko posredujemo oziroma omogočimo dostop naslednjim kategorijam prejemnikov, kadar je to potrebno za izvajanje storitve:
- ponudnikom gostovanja, infrastrukture in baz podatkov,
- ponudnikom e-poštnih, komunikacijskih in support orodij,
- ponudnikom storitev strojnega (samodejnega) prevajanja sporočil,
- ponudnikom analitike ali oglaševanja, če za to obstaja ustrezna pravna podlaga,
- ponudnikom plačilnih storitev in računovodskim partnerjem,
- pravnim, davčnim ali drugim svetovalcem, kadar je to potrebno za zaščito naših pravic ali izpolnjevanje obveznosti,
- državnim organom, če to od nas zahteva zakon ali zakonit postopek.
Pri delovanju storitve uporabljamo naslednje ponudnike: Hetzner, Neoserv, Keycloak, Stripe, Google Analytics, DeepL.
7. Prenosi podatkov izven EGP
Če se osebni podatki prenašajo izven Evropskega gospodarskega prostora, bomo tak prenos izvedli samo, če obstaja veljavna pravna podlaga in ustrezni zaščitni ukrepi, na primer sklep o ustreznosti, standardne pogodbene klavzule ali drug zakonit mehanizem.
Pri uporabi storitve Google Analytics se podatki lahko prenašajo v Združene države Amerike. Tak prenos temelji na okviru EU-US Data Privacy Framework oziroma na standardnih pogodbenih klavzulah. Drugih sistematičnih prenosov osebnih podatkov izven EGP ne izvajamo.
8. Roki hrambe
Podatke hranimo toliko časa, kolikor je potrebno za namen, zaradi katerega so bili zbrani, oziroma kolikor to zahteva zakon.
| Povpraševanja in demo kontakti | do 12 mesecev po zadnjem stiku, razen če pride do sklenitve sodelovanja. |
|---|---|
| Podatki o uporabniških računih | praviloma za čas trajanja računa in razumno obdobje po zaprtju zaradi varnosti, dokazovanja zahtevkov in tehničnih backupov. |
| Računovodski podatki | toliko časa, kot to zahtevajo davčni in računovodski predpisi. |
| Podatki gostov | v skladu z navodili uporabnika, dogovorjenim paketom, internimi nastavitvami hrambe in zakonskimi obveznostmi uporabnika kot upravljavca. |
| Dnevniki in varnostni zapisi | toliko časa, kolikor je razumno potrebno za varnost, diagnostiko in zaščito sistema. |
9. Tvoje pravice
Če smo za tvoje podatke upravljavec, lahko v skladu z veljavno zakonodajo uveljavljaš naslednje pravice:
- pravico do dostopa do osebnih podatkov,
- pravico do popravka netočnih podatkov,
- pravico do izbrisa, kadar so za to izpolnjeni pogoji,
- pravico do omejitve obdelave,
- pravico do ugovora obdelavi na podlagi zakonitega interesa,
- pravico do prenosljivosti podatkov, kadar je to primerno,
- pravico do preklica soglasja, kadar obdelava temelji na soglasju.
Zahtevo lahko pošlješ na hello@gostly.si. Če meniš, da z obdelavo tvojih podatkov ravnamo nezakonito, imaš pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov. V Sloveniji je to Informacijski pooblaščenec RS (Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si).
10. Posebno pojasnilo za goste
Če Gostly uporabljaš kot gost in prek storitve dostopaš do informacij, sporočil ali pomoči med bivanjem, je za večino vsebin in namenov obdelave osebnih podatkov praviloma odgovoren ponudnik nastanitve, ki ti je omogočil dostop do teh vsebin. V takem primeru ti lahko glede obdelave tvojih podatkov več informacij poda prav ta ponudnik nastanitve.
Gostly v takih primerih lahko podatke obdeluje kot tehnični ponudnik storitve v imenu ponudnika nastanitve.
Če je prevajanje vključeno, gre vsebina sporočil, ki jih pošlješ ali prejmeš, skozi storitev strojnega prevajanja (DeepL), da je komunikacija mogoča v različnih jezikih.
11. Piškotki
Gostly lahko na svoji spletni strani uporablja nujne, analitične in druge piškotke. Podrobnosti so opisane na strani Piškotki.
12. Spremembe te politike
To politiko lahko občasno posodobimo, da odraža spremembe storitve, zakonodaje ali naših ponudnikov. Posodobljena različica bo objavljena na tej strani z navedenim datumom zadnje posodobitve.
13. Kontakt
Za vprašanja o zasebnosti ali za uveljavljanje pravic nam piši na hello@gostly.si.